Как перевести компанию на электронный документооборот: преимущества СЭД Comindware

Плюсы электронного документооборота хорошо известны высшему менеджменту любой компании. Обычно его рассматривают в качестве способа постоянной экономии времени, средств и пространства. За счет сокращения бумажного делопроизводства освобождается место в офисе, а сотрудники работают более эффективно. Одновременно снижаются затраты на расходные материалы, оргтехнику.

Особенности системы Comindware

Функциональность СЭД Comindware не сводится к описанным плюсам. Она позволяет сконцентрироваться на реализации бизнес-процессов, повысить их скорость и эффективность. Сами формы и бланки выступают лишь инструментом для достижения главной цели – оптимизации управления и взаимодействия между структурными подразделениями компании. Применение СЭД Comindware дает несколько важных результатов:

• соблюдение порядка оформления и хранения документации;
• автоматизированная регистрация исходящих, входящих писем;
• подготовка отчетности сотрудниками в установленные сроки;
• построение успешных и взаимовыгодных отношений с партнерами;
• отсутствие нарушений, нареканий со стороны надзорных органов.

Отличия Comindware от аналогов

Автоматизация и упрощение документооборота – лишь первый уровень работы СЭД Comindware. Возможности всех аналогичных продуктов на этом завершаются. Но описанная система дополнительно обрабатывает структурированные данные – регистрирует входящие бланки, самостоятельно распознает их тип, автоматически запускает нужный процесс. Взаимодействуя с внутрикорпоративными сервисами, она проводит документ через все нужные подразделения до получения результата – составления ответа на запрос или претензию, направления письма.

Результативность внедрения СЭД

Использование СЭД Comindware смещает акцент с электронного делопроизводства на оптимизацию работы. В этой системе сотрудники могут взаимодействовать не с полным документом, а лишь с нужной его частью. Яркий пример – согласование текста договора, которое ранее могло занимать 3-4 дня. За этот срок контракт проходит через менеджеров, юридический отдел, бухгалтерию и руководство. В каждом подразделении ответственные работники должны изучить многостраничный текст договора. После внедрения СЭД Comindware этот период сокращается до 2-3 часов. Вместо стандартной формы нужно согласовать лишь карточку с самыми важными данными, которые занимают не более половины страницы. Решать поставленные перед ними задачи сотрудники смогут дистанционно, поскольку система поставляется вместе с мобильным приложением.